¿Cómo no hacer aburrida una reunión de trabajo?

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Seguramente han notado que las continuas reuniones laborales pueden resultar un poco efectivas y muy aburridas; pero si se realizan correctamente, se vuelven fundamentales para una excelente comunicación empresarial.

En el día puedes llegar a tener hasta 4 o 5 reuniones en el día, y esto puede hacer que muchos colaboradores o empresas estén en contra de estas reuniones laborales. Sin embargo, el problema no está en tener trabajadores en varias juntas a lo largo del día, sino que éstas sean productivas y no repercuta en la compañía.

Si no se planifica una buena reunión, el tiempo invertido no tendrá un retorno de inversión, ¿qué significa esto? Que habrá dinero perdido de por medio. Lo que implica una planificación es sencillo: tener un objetivo claro que se lleve a cabo efectivamente, de esta forma genera una comunicación de manera directa y en tiempo real con los colaboradores de los cuales necesitas transmitir indicaciones, procesos, propuestas y sugerencias.

Pero antes de planificarla, ¿será que es necesaria esta reunión? ¿Los objetivos los tenemos claros? En caso de que no sea así, entonces no la hagas. Hay muchas cosas que se pueden abordar en una simple conversación de dos o por correo electrónico, siempre que haya buena comunicación por estas vías.

¿Y, en cuánto a la duración?, bueno, unas pueden durar 10 minutos e incluso pueden llevarse a cabo en cuestiones de segundos, pues un objetivo claro puede evitar que duren más de media hora. Por otra parte, si en el equipo hay más de cuatro personas y el tema es complejo, lo más aconsejable es que duren entre una y dos hora, esto para que se termine con resultados positivos.

Pero bien, después de todo lo que hemos abordado hasta el momento, ¿qué otras recomendaciones podemos seguir para conseguir una reunión libre de aburrimiento y estrés? Aquí te comentamos:

Primeramente debes establecer un objetivo.

Como segundo paso debes determinar el número de participantes de la reunión. Ten en cuenta que no es recomendable incluir a personas que no vayan a tener una participación relevante, pues solo servirá para alargar la junta y no aportará en nada.

Posterior, define el día, hora y lugar. ¡Empieza la junta siempre puntual!

Antes que inicie la reunión, envía información previa sobre los temas que se abordarán. De esta manera los colaboradores estarán preparados sobre el tema a tratar y así no perdemos tiempo con explicaciones que podrían hablarse en otro momento.

Por otra parte, si se trata de dar seguimiento a una junta previa, inicia la junta con un repaso rápido, donde tratarán temas sobre lo acordado en la última reunión y presenta la propuesta o el problema a abordar mostrando los elementos claves.

Luego, señala la participación que debe tener cada miembro del equipo, esto creará compromisos que deben de cumplir cada uno de ellos.

De último, solicita a una persona de nivel jerárquico gerencial que verifique que lo acordado en la reunión se lleve a cabo en el tiempo determinado.

Estos son pasos muy prácticos y sencillos que harán de tu empresa un negocio exitoso, libre de desorganización y aburrimiento.