Gestión Documental, clave para la eficiencia y seguridad empresarial

La gestión documental es una pieza fundamental en el funcionamiento de cualquier empresa u organización. Permite una mejor organización y acceso a la información, mejora la eficiencia y productividad, y asegura el cumplimiento de las normas y regulaciones gubernamentales y de la industria. Además, garantiza la protección de la información confidencial y preserva los documentos importantes de la empresa.

Lesly Malespín, consultora en Taxes and Accounting, S.A. licenciada en Economía Gerencial, con experiencia docente y profesional en el campo y poseedora de un Máster en Finanzas y Tributación Corporativa, indica que la gestión documental no está exenta de desafíos en el entorno empresarial.

La transición digital, la integración de procesos, el cumplimiento normativo, la seguridad de la información y la adopción de herramientas son algunos de los principales obstáculos que enfrentan las empresas. Para superar estos desafíos, es fundamental capacitar al personal y garantizar el cumplimiento riguroso de las normas y regulaciones, indica la especialista.

«La gestión documental juega un papel fundamental en la mejora de la productividad y eficiencia empresarial. Al organizar y acceder rápidamente a la información, se reducen tiempos y costos. La automatización de procesos, junto con la mejora de flujos de trabajo, optimiza la eficacia y eficiencia. Esto, a su vez, permite una toma de decisiones más informada y precisa, así como el cumplimiento de normas y regulaciones», manifestó.

Beneficios de un Sistema de Gestión Documental

La implementación de un sistema de gestión documental eficiente puede proporcionar varios beneficios a una empresa. La especialista enumera: 

Evita la pérdida de documentos: Al aplicar la gestión documental, las empresas evitan la pérdida de documentos, ya que las informaciones son catalogadas y esto facilita la trazabilidad

Optimiza los flujos de trabajo: Los documentos son evaluados y aprobados de forma optimizada, mediante flujos de trabajo más distribuidos

Mejora la accesibilidad: Todas las personas con autorización pueden acceder a los documentos de la empresa desde cualquier lugar, mediante soluciones en la nube

Reduce la burocracia: La evaluación de los documentos permite eliminar los archivos que no son necesarios o que están duplicados, reduciendo la burocracia y simplificando los procesos.

Aumenta la seguridad y confiabilidad de la información: La gestión documental puede ayudar a proteger la información confidencial de la empresa y prevenir la pérdida de datos.

Mejora la eficiencia: La implementación de tecnologías de gestión documental puede hacer más eficiente el uso de la información, contando con información oportuna y reduciendo costos.

Facilita la búsqueda y recuperación de documentos: Un sistema de gestión documental eficaz permite a los empleados organizar los archivos para garantizar que el personal pueda encontrar inmediatamente los documentos que necesita en tiempo real.

Cumplimiento normativo: La gestión documental es necesaria para cumplir con las normas y regulaciones gubernamentales y de la industria.

Preservación de documentos: La gestión documental puede ayudar a preservar los documentos importantes de la empresa para auditorías y análisis de procesos

Documentos que deben ser archivados en una empresa

• Documentos fiscales, como facturas, recibos, comprobantes de pago y declaraciones de impuestos.
• Documentos laborales, incluyendo contratos, nóminas y solicitudes de empleo.
• Documentos financieros, como estados financieros, informes de auditoría y registros contables.
• Documentos legales, como contratos, acuerdos y poderes.
• Documentos de propiedad intelectual, incluyendo patentes, marcas registradas y derechos de autor.
• Documentos de proyectos, tales como planes, informes de progreso y presupuestos.
• Documentos de clientes y proveedores, como contratos, facturas y pedidos.
• Documentos de correspondencia, como cartas, correos electrónicos y memorandos.

Malespin explicó que los elementos claves de un buen programa de gestión documental incluyen: Digitalización de documentos para facilitar la supervisión y organización; automatización de procesos mediante flujos de trabajo optimizados; optimización de costos, eliminando el uso innecesario de papel y tareas repetitivas; conservación y organización de documentos para una recuperación eficiente; vinculación de documentos relacionados para facilitar su acceso; seguridad de la información mediante medidas de protección de datos confidenciales; accesibilidad para que el personal autorizado pueda acceder a los documentos desde cualquier lugar y restricciones de acceso, estableciendo niveles de autorización para controlar el acceso a documentos sensibles.

Asimismo, advirtió que una mala gestión documental puede conllevar diversos riesgos para una empresa. Entre ellos, pérdida de documentos o dificultad para encontrarlos. «La falta de una estructura adecuada para clasificar los documentos puede dificultar su búsqueda y recuperación, generando retrasos y errores. Igualmente, la pérdida de documentos importantes o la falta de cumplimiento de normas puede resultar en multas y sanciones, generando costos innecesarios para la empresa», dijo.

Agregó que una gestión deficiente de documentos puede aumentar los riesgos de seguridad, como la manipulación y robo de información confidencial, lo que podría afectar la reputación de la empresa.

Para reducir estos riesgos, la especialista recomienda establecer políticas de gestión documental claras y comunicarlas a todo el personal de la empresa; utilizar herramientas de gestión documental que faciliten la organización, el control y el acceso seguro a los documentos; establecer permisos de acceso para restringir el acceso a documentos sensibles y garantizar que solo personal autorizado pueda realizar cambios; realizar copias de seguridad periódicas para proteger la información de posibles pérdidas.

Destacó implementar medidas de seguridad de la información, como encriptación y sistemas de detección de intrusiones, para proteger datos confidenciales,así como establecer un proceso de revisión y aprobación formal para evitar cambios no autorizados en los documentos.