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Hospital de Clínicas, una Historia de éxito con AIRE Scav

Tecnología
Gestión documental con AIRE Scav

En el Hospital de Clínicas Caracas, en Venezuela, la gestión eficiente de documentos es una prioridad absoluta. Desde el año 2018, utilizan AIRE Scav en algunas de las áreas de la institución y ha sido una experiencia positiva y llena de aprendizajes, según Celeste Hidalgo, especialista en desarrollo de aplicaciones y gerente de sistemas. Ella se dedica al entrenamiento a los usuarios y con el Sistema AIRE Scav es la encargada de hacer todo el diseño de catálogos y flujos de trabajo.

Indicó que actualmente están utilizando AIRE Scav en el proceso de compras y han sido notables los beneficios. Gracias a la herramienta han logrado reducir significativamente el uso de papel, lo que ha contribuido a la preservación del medio ambiente y ha generado importantes ahorros en costos. «Nos ha permitido hacer una reducción importante en el uso del papel», dijo.

Esta innovadora herramienta les ha permitido diseñar catálogos y flujos de trabajo de manera eficiente, adaptándose a las necesidades específicas de la institución. «Es una herramienta bastante amigable, nos da indicadores de tiempos de respuesta», agregó, destacando la utilidad de la plataforma para monitorear el rendimiento y mejorar continuamente los procesos.

Fácil de usar

La facilidad de uso de AIRE Scav ha sido clave en su adopción por parte de los usuarios. «Para los usuarios es fácil adaptarse al sistema», afirmó Hidalgo, al referirse a la importancia de una herramienta intuitiva para una implementación exitosa.

Además, la capacidad de la herramienta para digitalizar documentos en diversos formatos ha simplificado enormemente la gestión documental en la clínica. “La digitalización es práctica, me permite anexar archivos pdf, Word, Excel”, dijo.

Sin embargo, la implementación de AIRE Scav no ha estado exenta de desafíos. «En toda institución vivimos esa experiencia, la resistencia al cambio», admite Hidalgo. Superar esta resistencia ha sido fundamental, así como tener procesos bien definidos. «Es un factor importante tener bien levantados los procesos, ayuda a que los flujos de trabajo tengan fluidez», manifestó.

A pesar de los desafíos, el éxito de AIRE Scav en la institución es innegable. «Los usuarios nos han contado sobre lo contentos que están con esta herramienta», comparte Hidalgo, reflejando el impacto positivo que ha tenido en la operatividad diaria de la institución.

La experiencia del Hospital de Clínicas Caracas con AIRE Scav, es un testimonio claro de cómo la tecnología puede mejorar la eficiencia y la calidad en el sector de la salud. Hidalgo y su equipo están convencidos de que esta herramienta seguirá siendo una pieza fundamental en la transformación digital de la institución, impulsando la innovación y mejorando continuamente la atención al paciente.

Indicó que actualmente tienen proyectos en marcha y cuentan con esta herramienta como pieza fundamental para reducir costos operativos y continuar encaminados a la transformación digital, tan importante en el mundo moderno.

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Webinar exploró estrategias empresariales del futuro

Tecnología
Webinar sobre transformación digital

Profesionales, gerentes y propietarios de ferreterías, distribuidoras, farmacias y empresas de consumo masivo, entre otros sectores, se dieron cita en el reciente Webinar «Transforma tu Negocio, ingresa a la era digital», organizado por la reconocida Revista Tiempos de Negocios. Este evento virtual y gratuito, un oasis de conocimiento en tiempos de transformación empresarial, contó con la participación destacada de expertos en el tema, quienes compartieron sus visiones y estrategias para encarar los desafíos de la digitalización.

Sander Machado, socio director de la empresa venezolana Egotransforma, con más de 30 años de experiencia en mejora de procesos y aplicaciones de tecnología, indicó que la transformación digital va más allá de adoptar nuevas herramientas tecnológicas. Es, en esencia, un cambio cultural que aprovecha la tecnología para mejorar la operatividad y generar valor en las organizaciones.

Machado destacó la necesidad de una reimaginación completa de los procesos empresariales, utilizando la tecnología como facilitadora. En este sentido, señaló que la transformación digital es un viaje continuo que demanda una adaptación constante al ritmo del cambio tecnológico, convirtiéndose en un proceso evolutivo que permea la forma de pensar y actuar en las empresas.

Información, clave para la toma de decisiones

Otro punto crucial fue abordado por Alejandro Celis, creador de Aire Scav, quien resaltó la importancia de estructurar la información para la toma de decisiones estratégicas. Celis enfatizó que la cantidad masiva de datos disponible debe ser interpretada y clasificada de manera inteligente. Aquí es donde entran en juego herramientas como Software ECM (Enterprise Content Management) y la inteligencia artificial, que permiten capturar, clasificar y estructurar la información de manera eficiente.

Durante el Webinar se presentó Aire Scav, una herramienta integral altamente valorada, con una amplia base de usuarios que supera los 250 mil, distribuidos entre más de dos mil clientes satisfechos. Esta plataforma ofrece una gama completa de funcionalidades, incluyendo digitalización, BPM (Gestión de Procesos de Negocio), administración de bodegas documentales y aplicaciones móviles. Además, cuenta con el respaldo de un equipo de programadores dedicados a mantener y mejorar constantemente su rendimiento.

Esta solución brinda una gestión eficiente de la información al ofrecer un repositorio documental centralizado que permite la rápida consulta de documentos, con capacidades avanzadas de búsqueda por palabras claves. Además, facilita la extracción de metadatos personalizados mediante inteligencia artificial, optimizando así la organización y accesibilidad de los datos. Aire Scav se integra perfectamente con las principales aplicaciones empresariales, como los sistemas ERP, garantizando una sincronización fluida de la información vital para la operación del negocio.

Uno de los puntos fuertes de Aire Scav es su capacidad para gestionar diversos tipos de contenido, desde archivos de sonido, imágenes y videos hasta aplicaciones, proporcionando una experiencia completa y versátil para los usuarios. Además, ofrece una robusta herramienta de flujo de trabajo con un diseño gráfico intuitivo, lo que permite la automatización de procesos sin necesidad de programación.

La seguridad es una prioridad en Aire Scav, ya que ofrece opciones de restricción de acceso por carpetas, documentos y términos, con registros detallados de actividad para una mayor transparencia y control. Además, se conecta fácilmente con herramientas de firma electrónica y envía alertas automáticas en caso de documentos con fecha de vencimiento.

Cumpliendo con las regulaciones sobre disposición documental, Aire Scav integra una aplicación completa para la administración de bodegas documentales, incluyendo funciones para dispositivos de lectura de códigos de barra y gestión de pedidos. También permite visualizar datos a través de dashboards y se integra sin problemas con aplicaciones de oficina, como Excel.

Desarrollado en la plataforma .NET de Microsoft y cumpliendo con el estándar CMIS para gestores documentales, Aire Scav garantiza un rendimiento confiable y seguro. Utiliza encriptación AES256 para proteger la información sensible y ofrece flexibilidad en cuanto a la instalación, pudiendo ser implementado en cualquier base de datos o en la nube del fabricante o del cliente. Se adquiere fácilmente como SaaS, alquiler de licencia o licencia perpetua, con opciones de soporte y actualización para adaptarse a las necesidades de cada negocio. Aire Scav representa una solución completa y escalable para la gestión eficiente de la información empresarial en la era digital.

Webinar buscaba apoyar a las empresas en
su camino hacia la transformación digital

El evento también contó con la participación destacada de Leancy Clemente, vicepresidente de Investigación y Desarrollo, quien ofreció una perspectiva sobre la Historia Médica Digital. Clemente destacó la importancia de esta innovación en el campo de la salud, subrayando cómo la digitalización de los registros médicos no solo agiliza los procesos administrativos, sino que también mejora la calidad de la atención al paciente y facilita la colaboración entre profesionales de la salud.

Su contribución enfatizó aún más la relevancia y la urgencia de la transformación digital en diversos sectores, mostrando cómo esta revolución tecnológica impacta positivamente en todos los aspectos de nuestras vidas.

Alina Cordonero, Directora comercial de la Revista Tiempos de Negocios, expresó que el Webinar «Transforma tu Negocio, ingresa a la era digital» buscaba brindar una visión clara y práctica sobre los pasos a seguir para abrazar la transformación digital en el mundo empresarial. Con herramientas como Aire Scav y el conocimiento experto de profesionales, el camino hacia la digitalización se presenta más accesible y prometedor que nunca; el interés de Tiempos de Negocios es apoyar a los empresarios para que puedan llevar sus negocios al siguiente nivel tecnológico, dijo.

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Claves para dar el salto efectivo del Papel a lo Digital

Tecnología

Para muchas pequeñas y medianas empresas, el proceso de transición del Papel a lo Digital puede parecer abrumador y lleno de obstáculos. Sin embargo, con la estrategia adecuada y las herramientas apropiadas, esta transición puede convertirse en una oportunidad para mejorar la eficiencia, la productividad y la competitividad del negocio. Alejandro Celis, creador del programa de gestión documental y flujo de trabajo AIRE scav, comparte algunas claves para superar los obstáculos y hacer el cambio de manera efectiva.

  1. Evaluar las necesidades y establecer objetivos claros

Antes de comenzar la transición, es crucial evaluar las necesidades específicas de la empresa y establecer objetivos claros para el proceso de digitalización. ¿Qué documentos necesitan ser digitalizados? ¿Qué áreas del negocio se beneficiarían más de la digitalización? Establecer metas concretas ayudará a mantener el enfoque y a medir el progreso a lo largo del proceso.

  1. Involucrar a todo el personal

La digitalización afectará a todos los aspectos de la empresa, por lo que es importante involucrar a todo el personal desde el principio. Esto puede implicar la capacitación del personal en el uso de nuevas herramientas y la comunicación abierta sobre los beneficios y objetivos de la digitalización. Al hacer que todos se sientan parte del proceso, se aumenta la probabilidad de una adopción exitosa.

  1. Elegir las herramientas adecuadas

Existen numerosas herramientas de gestión de documentos disponibles en el mercado, por lo que es importante elegir aquellas que se adapten mejor a las necesidades y presupuesto de la empresa. Es fundamental buscar soluciones intuitivas, escalables y seguras que ofrezcan características como búsqueda avanzada, colaboración en tiempo real y control de acceso.

  1. Planificar la migración de datos

La migración de datos del papel a lo digital puede ser un proceso complejo y propenso a errores si no se planifica adecuadamente. Es importante desarrollar un plan detallado que incluya la identificación de los documentos a digitalizar, la clasificación de los archivos, la limpieza de datos innecesarios y la implementación de medidas de seguridad durante el proceso.

  1. Priorizar la seguridad de los datos

La seguridad de los datos debe ser una consideración central durante la transición a lo digital. Implementar medidas de seguridad robustas, como encriptación de datos, autenticación de usuarios y copias de seguridad regulares, ayudará a proteger la información confidencial de la empresa y a garantizar el cumplimiento de las regulaciones de privacidad.

  1. Monitorear y ajustar constantemente

Una vez que se haya completado la transición a lo digital, es importante monitorear continuamente el rendimiento del sistema y realizar ajustes según sea necesario. Esto puede implicar la optimización de flujos de trabajo, la incorporación de nuevas características o la actualización de herramientas según evolucionen las necesidades del negocio.

Un punto fundamental es optar por la herramienta adecuada y hacerse asesorar de especialistas que le acompañen en todo este proceso de transición que puede parecer abrumador, pero que traerá múltiples beneficios a la empresa y el personal, indica el experto.

Alejandro Celis, creador de AIRE Scav
Alejandro Celis, creador de AIRE Scav

La transición del papel a lo digital puede presentar desafíos, pero también ofrece una oportunidad invaluable para mejorar la eficiencia, la colaboración y la seguridad en una empresa. Al evaluar cuidadosamente las necesidades, involucrar a todo el personal, elegir las herramientas adecuadas y planificar meticulosamente la migración de datos, los pequeños negocios o empresas pueden superar los obstáculos y dar el salto hacia un futuro digital con éxito”.

Si desea  mayor información, participe del Webinar gratuito Transforma tu negocio, ingresa en la era digital, que se estará impartiendo este 15 de marzo de forma virtual. Sólo tiene que registrarse AQUÍ.
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Del papel a lo digital: Gestión Documental, todo un desafío

Tecnología

Actualmente muchas empresas se enfrentan al desafío de gestionar una gran cantidad de documentos en papel, en un mundo cada vez más digitalizado. Aunque la tecnología ha avanzado considerablemente en los últimos años, muchas organizaciones aún dependen en gran medida de documentos físicos para llevar a cabo sus operaciones diarias. Sin embargo, esta dependencia puede generar una serie de desafíos que afectan la eficiencia, la seguridad y la escalabilidad de las empresas. La Clave está está en la Gestión Documental.

Alejandro Celis, creador del programa de gestión documental y flujo de trabajo AIRE scav, indica que entre los principales desafíos que enfrentan las empresas en la gestión de documentos en papel en la era digital, destacan los riesgos de seguridad, la pérdida de tiempo y recursos, así como la falta de escalabilidad.

Riesgos de Seguridad

Uno de los principales desafíos de gestionar documentos en papel en la era digital es la seguridad de la información. “Los documentos físicos son susceptibles al robo, la pérdida y la manipulación, lo que puede comprometer la confidencialidad de la información sensible de la empresa. Además, el almacenamiento de documentos en papel puede dificultar el cumplimiento de regulaciones de seguridad y privacidad”, dijo el especialista venezolano.

“La falta de controles de acceso adecuados y la incapacidad para rastrear y auditar el acceso a los documentos en papel pueden exponer a la empresa a riesgos legales y financieros significativos”, advirtió.

Pérdida de tiempo y recursos

Desafíos de la Gestión DocumentalLa gestión de documentos en papel también puede resultar en una pérdida significativa de tiempo y recursos para las empresas.  El proceso manual de archivar, buscar y recuperar documentos físicos puede ser extremadamente laborioso y propenso a errores.

«Los empleados pueden pasar horas buscando documentos extraviados o mal archivados, lo que reduce su productividad y aumenta los costos operativos de la empresa. Además, el almacenamiento físico de documentos requiere espacio de oficina valioso que podría utilizarse de manera más eficiente para otros fines, y por otro, la necesidad de mantener archivos físicos también implica costos adicionales, como el mantenimiento de archivadores y la destrucción segura de documentos obsoletos», dijo Celis.

Falta de escalabilidad

Otro desafío importante es la falta de escalabilidad de los sistemas de gestión de documentos en papel, destacó el experto. «A medida que las empresas crecen y generan más documentos, el proceso manual de administrar esos documentos se vuelve cada vez más ineficiente y costoso», afirma.

La capacidad de almacenamiento físico puede volverse limitada, lo que obliga a las empresas a invertir en más espacio de almacenamiento o a buscar alternativas. «Además, a medida que la empresa se expande a nuevas ubicaciones geográficas o incorpora empleados remotos, la gestión de documentos en papel se vuelve aún más complicada y costosa. La falta de un sistema de gestión de documentos escalable puede obstaculizar el crecimiento y la competitividad de la empresa en el mercado actual», manifestó.

Alejandro Celis, creador de AIRE Scav, herramienta de Gestión Documental
Alejandro Celis, creador del programa de gestión documental y flujo de trabajo AIRE scav

La gestión de documentos en papel en la era digital presenta una serie de desafíos significativos para las empresas. Las organizaciones que dependen en gran medida de documentos físicos están en desventaja en un mundo cada vez más digitalizado. Para abordar estos desafíos, las empresas deben considerar la adopción de soluciones de gestión de documentos electrónicos que les permitan almacenar, organizar y acceder de manera segura a sus documentos de manera digital. Al hacerlo, pueden mejorar la eficiencia operativa, fortalecer la seguridad de la información y prepararse mejor para el futuro».

 

 

Si deseas conocer cómo hacer frente a estos obstáculos y dar el salto del papel a lo digital de manera efectiva, participa del Webinar gratuito Transforma tu negocio, ingresa en la era digital que se estará impartiendo el próximo 15 de marzo de forma virtual. Sólo tienes que registrarte AQUÍ.

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