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En un mundo donde la velocidad de la innovación marca el compás del progreso, la transformación digital se convierte en la guía de las empresas hacia un futuro lleno de posibilidades. Pero, ¿cuáles son los verdaderos obstáculos que desafían este viaje hacia la excelencia tecnológica?

Para Sander Machado, socio director de la empresa venezolana Egotransforma y con una trayectoria de más de tres décadas en la mejora de procesos y tecnología, los desafíos son claros como el día. «La transformación digital sin una dirección clara está destinada al fracaso», declara con convicción. Es como correr sin rumbo, sin saber hacia dónde dirigimos nuestros pasos.

Pero eso no es todo. El cambio cultural, ese monstruo de mil cabezas que acecha en las sombras del status quo, puede ser el mayor enemigo. «Las personas temen que la tecnología les arrebate su lugar en el mundo laboral», señala Machado. Sin embargo, la verdad es que la tecnología viene a empoderar, no a desplazar. Es un aliado, no un adversario.

Y ¿qué decir de la elección de herramientas tecnológicas? No todas las soluciones son iguales, y elegir la incorrecta puede ser el golpe de gracia para cualquier iniciativa de transformación digital. Es crucial seleccionar aquellas que se ajusten como un guante a las necesidades específicas de cada empresa.

Pero aquí está el giro del guión: ¿cómo superar estos obstáculos? La respuesta reside en la sabiduría de buscar ayuda externa. «Los expertos son como faros en la tormenta», afirma Machado. Nos ayudan a definir una visión clara, a gestionar el cambio cultural, a elegir las herramientas adecuadas y, sobre todo, a aprender de los errores ajenos.

“Porque, al fin y al cabo, la transformación digital no es solo una metamorfosis tecnológica, sino también un viaje de aprendizaje y crecimiento continuo. Con el apoyo de asesores externos, podemos trazar una ruta segura hacia el éxito, asegurando el compromiso tanto de la alta dirección como de todo el equipo”, dice.

La transformación digital no es solo una opción, sino una necesidad imperante en el mundo empresarial actual. Y con la orientación adecuada, podemos convertir los obstáculos en oportunidades, navegando con confianza hacia un horizonte lleno de posibilidades ilimitadas.

Principales obstáculos para la transformación digital

  • Falta de visión clara y objetivos específicos. La trasformación digital sin una dirección clara esta destinada al fracaso.
  • Subestimar la importancia del cambio cultural.  La resistencia al cambio puede ser un gran obstáculo
  • Elegir herramientas tecnológicas incorrectas. No todas las soluciones son iguales, es crucial elegir las que mejor se adapten a las necesidades de tu empresa.
  • No contar con el apoyo de la alta gerencia. El compromiso de la dirección es fundamental para el éxito de la transformación digital.

¿Por que es importante una asesoría externa?

  • Los expertos te ayudan a definir una visión clara y objetivos específicos
  • Te acompañan en la gestión del cambio cultural y la capacitación del personal
  • Te ayuda a seleccionar las herramientas tecnológicas más adecuadas
  • Te ofrecen experiencia y mejores practicas para evitar errores comunes.
  • Te ayudan a asegurar el compromiso de la alta gerencia y de todo el equipo

 

En el Hospital de Clínicas Caracas, en Venezuela, la gestión eficiente de documentos es una prioridad absoluta. Desde el año 2018, utilizan AIRE Scav en algunas de las áreas de la institución y ha sido una experiencia positiva y llena de aprendizajes, según Celeste Hidalgo, especialista en desarrollo de aplicaciones y gerente de sistemas. Ella se dedica al entrenamiento a los usuarios y con el Sistema AIRE Scav es la encargada de hacer todo el diseño de catálogos y flujos de trabajo.

Indicó que actualmente están utilizando AIRE Scav en el proceso de compras y han sido notables los beneficios. Gracias a la herramienta han logrado reducir significativamente el uso de papel, lo que ha contribuido a la preservación del medio ambiente y ha generado importantes ahorros en costos. «Nos ha permitido hacer una reducción importante en el uso del papel», dijo.

Esta innovadora herramienta les ha permitido diseñar catálogos y flujos de trabajo de manera eficiente, adaptándose a las necesidades específicas de la institución. «Es una herramienta bastante amigable, nos da indicadores de tiempos de respuesta», agregó, destacando la utilidad de la plataforma para monitorear el rendimiento y mejorar continuamente los procesos.

Fácil de usar

La facilidad de uso de AIRE Scav ha sido clave en su adopción por parte de los usuarios. «Para los usuarios es fácil adaptarse al sistema», afirmó Hidalgo, al referirse a la importancia de una herramienta intuitiva para una implementación exitosa.

Además, la capacidad de la herramienta para digitalizar documentos en diversos formatos ha simplificado enormemente la gestión documental en la clínica. “La digitalización es práctica, me permite anexar archivos pdf, Word, Excel”, dijo.

Sin embargo, la implementación de AIRE Scav no ha estado exenta de desafíos. «En toda institución vivimos esa experiencia, la resistencia al cambio», admite Hidalgo. Superar esta resistencia ha sido fundamental, así como tener procesos bien definidos. «Es un factor importante tener bien levantados los procesos, ayuda a que los flujos de trabajo tengan fluidez», manifestó.

A pesar de los desafíos, el éxito de AIRE Scav en la institución es innegable. «Los usuarios nos han contado sobre lo contentos que están con esta herramienta», comparte Hidalgo, reflejando el impacto positivo que ha tenido en la operatividad diaria de la institución.

La experiencia del Hospital de Clínicas Caracas con AIRE Scav, es un testimonio claro de cómo la tecnología puede mejorar la eficiencia y la calidad en el sector de la salud. Hidalgo y su equipo están convencidos de que esta herramienta seguirá siendo una pieza fundamental en la transformación digital de la institución, impulsando la innovación y mejorando continuamente la atención al paciente.

Indicó que actualmente tienen proyectos en marcha y cuentan con esta herramienta como pieza fundamental para reducir costos operativos y continuar encaminados a la transformación digital, tan importante en el mundo moderno.

Profesionales, gerentes y propietarios de ferreterías, distribuidoras, farmacias y empresas de consumo masivo, entre otros sectores, se dieron cita en el reciente Webinar «Transforma tu Negocio, ingresa a la era digital», organizado por la reconocida Revista Tiempos de Negocios. Este evento virtual y gratuito, un oasis de conocimiento en tiempos de transformación empresarial, contó con la participación destacada de expertos en el tema, quienes compartieron sus visiones y estrategias para encarar los desafíos de la digitalización.

Sander Machado, socio director de la empresa venezolana Egotransforma, con más de 30 años de experiencia en mejora de procesos y aplicaciones de tecnología, indicó que la transformación digital va más allá de adoptar nuevas herramientas tecnológicas. Es, en esencia, un cambio cultural que aprovecha la tecnología para mejorar la operatividad y generar valor en las organizaciones.

Machado destacó la necesidad de una reimaginación completa de los procesos empresariales, utilizando la tecnología como facilitadora. En este sentido, señaló que la transformación digital es un viaje continuo que demanda una adaptación constante al ritmo del cambio tecnológico, convirtiéndose en un proceso evolutivo que permea la forma de pensar y actuar en las empresas.

Información, clave para la toma de decisiones

Otro punto crucial fue abordado por Alejandro Celis, creador de Aire Scav, quien resaltó la importancia de estructurar la información para la toma de decisiones estratégicas. Celis enfatizó que la cantidad masiva de datos disponible debe ser interpretada y clasificada de manera inteligente. Aquí es donde entran en juego herramientas como Software ECM (Enterprise Content Management) y la inteligencia artificial, que permiten capturar, clasificar y estructurar la información de manera eficiente.

Durante el Webinar se presentó Aire Scav, una herramienta integral altamente valorada, con una amplia base de usuarios que supera los 250 mil, distribuidos entre más de dos mil clientes satisfechos. Esta plataforma ofrece una gama completa de funcionalidades, incluyendo digitalización, BPM (Gestión de Procesos de Negocio), administración de bodegas documentales y aplicaciones móviles. Además, cuenta con el respaldo de un equipo de programadores dedicados a mantener y mejorar constantemente su rendimiento.

Esta solución brinda una gestión eficiente de la información al ofrecer un repositorio documental centralizado que permite la rápida consulta de documentos, con capacidades avanzadas de búsqueda por palabras claves. Además, facilita la extracción de metadatos personalizados mediante inteligencia artificial, optimizando así la organización y accesibilidad de los datos. Aire Scav se integra perfectamente con las principales aplicaciones empresariales, como los sistemas ERP, garantizando una sincronización fluida de la información vital para la operación del negocio.

Uno de los puntos fuertes de Aire Scav es su capacidad para gestionar diversos tipos de contenido, desde archivos de sonido, imágenes y videos hasta aplicaciones, proporcionando una experiencia completa y versátil para los usuarios. Además, ofrece una robusta herramienta de flujo de trabajo con un diseño gráfico intuitivo, lo que permite la automatización de procesos sin necesidad de programación.

La seguridad es una prioridad en Aire Scav, ya que ofrece opciones de restricción de acceso por carpetas, documentos y términos, con registros detallados de actividad para una mayor transparencia y control. Además, se conecta fácilmente con herramientas de firma electrónica y envía alertas automáticas en caso de documentos con fecha de vencimiento.

Cumpliendo con las regulaciones sobre disposición documental, Aire Scav integra una aplicación completa para la administración de bodegas documentales, incluyendo funciones para dispositivos de lectura de códigos de barra y gestión de pedidos. También permite visualizar datos a través de dashboards y se integra sin problemas con aplicaciones de oficina, como Excel.

Desarrollado en la plataforma .NET de Microsoft y cumpliendo con el estándar CMIS para gestores documentales, Aire Scav garantiza un rendimiento confiable y seguro. Utiliza encriptación AES256 para proteger la información sensible y ofrece flexibilidad en cuanto a la instalación, pudiendo ser implementado en cualquier base de datos o en la nube del fabricante o del cliente. Se adquiere fácilmente como SaaS, alquiler de licencia o licencia perpetua, con opciones de soporte y actualización para adaptarse a las necesidades de cada negocio. Aire Scav representa una solución completa y escalable para la gestión eficiente de la información empresarial en la era digital.

Webinar buscaba apoyar a las empresas en
su camino hacia la transformación digital

El evento también contó con la participación destacada de Leancy Clemente, vicepresidente de Investigación y Desarrollo, quien ofreció una perspectiva sobre la Historia Médica Digital. Clemente destacó la importancia de esta innovación en el campo de la salud, subrayando cómo la digitalización de los registros médicos no solo agiliza los procesos administrativos, sino que también mejora la calidad de la atención al paciente y facilita la colaboración entre profesionales de la salud.

Su contribución enfatizó aún más la relevancia y la urgencia de la transformación digital en diversos sectores, mostrando cómo esta revolución tecnológica impacta positivamente en todos los aspectos de nuestras vidas.

Alina Cordonero, Directora comercial de la Revista Tiempos de Negocios, expresó que el Webinar «Transforma tu Negocio, ingresa a la era digital» buscaba brindar una visión clara y práctica sobre los pasos a seguir para abrazar la transformación digital en el mundo empresarial. Con herramientas como Aire Scav y el conocimiento experto de profesionales, el camino hacia la digitalización se presenta más accesible y prometedor que nunca; el interés de Tiempos de Negocios es apoyar a los empresarios para que puedan llevar sus negocios al siguiente nivel tecnológico, dijo.

Actualmente muchas empresas se enfrentan al desafío de gestionar una gran cantidad de documentos en papel, en un mundo cada vez más digitalizado. Aunque la tecnología ha avanzado considerablemente en los últimos años, muchas organizaciones aún dependen en gran medida de documentos físicos para llevar a cabo sus operaciones diarias. Sin embargo, esta dependencia puede generar una serie de desafíos que afectan la eficiencia, la seguridad y la escalabilidad de las empresas. La Clave está está en la Gestión Documental.

Alejandro Celis, creador del programa de gestión documental y flujo de trabajo AIRE scav, indica que entre los principales desafíos que enfrentan las empresas en la gestión de documentos en papel en la era digital, destacan los riesgos de seguridad, la pérdida de tiempo y recursos, así como la falta de escalabilidad.

Riesgos de Seguridad

Uno de los principales desafíos de gestionar documentos en papel en la era digital es la seguridad de la información. “Los documentos físicos son susceptibles al robo, la pérdida y la manipulación, lo que puede comprometer la confidencialidad de la información sensible de la empresa. Además, el almacenamiento de documentos en papel puede dificultar el cumplimiento de regulaciones de seguridad y privacidad”, dijo el especialista venezolano.

“La falta de controles de acceso adecuados y la incapacidad para rastrear y auditar el acceso a los documentos en papel pueden exponer a la empresa a riesgos legales y financieros significativos”, advirtió.

Pérdida de tiempo y recursos

Desafíos de la Gestión DocumentalLa gestión de documentos en papel también puede resultar en una pérdida significativa de tiempo y recursos para las empresas.  El proceso manual de archivar, buscar y recuperar documentos físicos puede ser extremadamente laborioso y propenso a errores.

«Los empleados pueden pasar horas buscando documentos extraviados o mal archivados, lo que reduce su productividad y aumenta los costos operativos de la empresa. Además, el almacenamiento físico de documentos requiere espacio de oficina valioso que podría utilizarse de manera más eficiente para otros fines, y por otro, la necesidad de mantener archivos físicos también implica costos adicionales, como el mantenimiento de archivadores y la destrucción segura de documentos obsoletos», dijo Celis.

Falta de escalabilidad

Otro desafío importante es la falta de escalabilidad de los sistemas de gestión de documentos en papel, destacó el experto. «A medida que las empresas crecen y generan más documentos, el proceso manual de administrar esos documentos se vuelve cada vez más ineficiente y costoso», afirma.

La capacidad de almacenamiento físico puede volverse limitada, lo que obliga a las empresas a invertir en más espacio de almacenamiento o a buscar alternativas. «Además, a medida que la empresa se expande a nuevas ubicaciones geográficas o incorpora empleados remotos, la gestión de documentos en papel se vuelve aún más complicada y costosa. La falta de un sistema de gestión de documentos escalable puede obstaculizar el crecimiento y la competitividad de la empresa en el mercado actual», manifestó.

Alejandro Celis, creador de AIRE Scav, herramienta de Gestión Documental
Alejandro Celis, creador del programa de gestión documental y flujo de trabajo AIRE scav

La gestión de documentos en papel en la era digital presenta una serie de desafíos significativos para las empresas. Las organizaciones que dependen en gran medida de documentos físicos están en desventaja en un mundo cada vez más digitalizado. Para abordar estos desafíos, las empresas deben considerar la adopción de soluciones de gestión de documentos electrónicos que les permitan almacenar, organizar y acceder de manera segura a sus documentos de manera digital. Al hacerlo, pueden mejorar la eficiencia operativa, fortalecer la seguridad de la información y prepararse mejor para el futuro».

 

 

Si deseas conocer cómo hacer frente a estos obstáculos y dar el salto del papel a lo digital de manera efectiva, participa del Webinar gratuito Transforma tu negocio, ingresa en la era digital que se estará impartiendo el próximo 15 de marzo de forma virtual. Sólo tienes que registrarte AQUÍ.

En el mundo de la atención médica, cada segundo cuenta y la precisión es crucial. Es por eso que adoptar herramientas digitales se ha convertido en un imperativo, ahora que la era digital ha llegado al Sector Salud, transformando la forma en que se gestionan los procesos administrativos y salvaguardando la información sensible del paciente. En esta coyuntura, nos encontramos ante una necesidad apremiante de concienciar sobre la importancia de la seguridad de la información y cómo las herramientas digitales pueden fortalecerla.

Imaginemos un escenario donde los médicos y el personal sanitario pueden centrarse plenamente en la atención al paciente, sin la pesada carga de la documentación manual. Es ahí donde la historia médica digital se convierte en un faro de eficiencia, optimizando los procesos internos y reduciendo la burocracia que tanto obstaculiza la eficacia clínica.

La revolución digital en el sector de la salud promete eficiencia, productividad, seguridad y confidencialidad para todos los involucrados, indica Leancy Clemente, creador del programa Historia Médica Digital  para la automatización y modernización de Hospitales, Clínicas y demás centros de salud en la plataforma AIRE scav.  Explicó que la historia médica digital optimiza los procesos y reduce la carga administrativa.

El especialista enumeró ventajas como una mejora en la experiencia del paciente con atención más personalizada y satisfactoria; garantía de la protección de datos del paciente con sistemas digitales seguros; una efectiva comunicación entre especialidades para una atención integral y la reducción de errores con los registros digitales, lo que mejora la calidad de los diagnósticos.

Cada paciente es único, y su atención debe reflejar esa singularidad. La historia médica digital abre las puertas a una atención más personalizada y satisfactoria. Con acceso instantáneo a información relevante y detallada, los profesionales de la salud pueden brindar un cuidado más completo y empático, generando así experiencias positivas que perduran mucho más allá de la consulta.

La confidencialidad de los datos del paciente es sagrada. Es aquí donde entra en juego la herramienta digital de seguridad, actuando como un escudo protector contra cualquier amenaza cibernética, ya que garantizar la integridad y confidencialidad de la información del paciente se vuelve una prioridad inquebrantable en un mundo cada vez más interconectado y expuesto a riesgos digitales, destaca el especialista.

En la compleja red de la atención médica, la comunicación fluida entre especialidades es fundamental. La historia médica digital facilita esta colaboración interdisciplinaria, permitiendo compartir información de manera segura y oportuna. Además, al reducir errores y mejorar la calidad de los diagnósticos, se allana el camino hacia tratamientos más efectivos y resultados más precisos.

El ritmo frenético del mundo empresarial exige eficiencia y agilidad. La automatización de procesos mediante herramientas digitales no solo aumenta la productividad, sino que también reduce errores y tiempos de respuesta. Al centralizar la información en un repositorio seguro y accesible, se elimina la fragmentación de datos y se fortalece la cohesión operativa de la empresa. «Se elimina la dispersión de documentos en diferentes sistemas o ubicaciones físicas. Además, al tener toda la información en un solo lugar, se reduce el riesgo de pérdida o duplicación de archivos», enfatizó Alejandro Celis, creador del programa de gestión documental y flujo de trabajo AIRE scav, reconocida herramienta de software empresarial que ha ayudado a miles de empresas a administrar y capitalizar el poder de la información dentro de sus organizaciones.

«Cada empresa tiene sus propias necesidades y peculiaridades. Es por eso que la herramienta tecnológica no solo ofrece soluciones prediseñadas y configurables, sino también la flexibilidad necesaria para adaptarse a cualquier entorno empresarial. Desde flujos de trabajo personalizados hasta configuraciones específicas, la personalización garantiza una implementación exitosa y una satisfacción de usuario sin precedentes», dijo.

webinar marzo 15, 2024

El lema de la empresa es Convertimos los riesgos en oportunidades, y sin duda lo llevan a cabo de manera efectiva. Nació hace poco más de dos años, en medio de la pandemia global que afectó a todos, y hoy en día se ha consolidado como una empresa que ayuda a otras empresas a mejorar sus procesos, aplicar tecnología de punta (Software, Hardware e infraestructura de redes) y aumentar su eficiencia. Se trata de Egotransforma, una empresa formada por un grupo de profesionales venezolanos que ofrecen servicios de consultoría empresarial y transformación digital tanto en Venezuela como en otros países.

Durante la pandemia, Humberto Acuña, Jose Moura Fernandes y Sander Machado, especialistas en tecnología, ventas y banca, decidieron unir sus conocimientos y experiencia para crear una empresa que brindara servicios de apoyo a otras empresas en sus procesos, transformación digital y éxito sostenible a largo plazo. Humberto Acuña, socio de la empresa, explicó que se asociaron con otras empresas tecnológicas de México, Colombia y Brasil que ofrecen productos con tecnología de vanguardia.

Egotransforma ofrece servicios de Consultoría en Gerencia Empresarial, Soluciones de Transformación Digital y Desarrollo de software a medida. En el campo de la consultoría, se encargan de identificar modelos de trabajo, áreas de mejora y gestión de proyectos, así como de analizar, mejorar y automatizar los procesos. 

Las Soluciones de Transformación Digital buscan la automatización inteligente, ciberseguridad, gestión documental, eliminación del papel y transformación completa de la empresa al ámbito electrónico. Egotransforma también ofrece Desarrollo de Software a medida de sus clientes, ajustando los paquetes desarrollados por sus socios a las necesidades específicas de los clientes y desarrollando aplicaciones y otros productos.

José Moura afirmó que uno de los principios fundamentales de Egotransforma es no obligar a las empresas a comprar tecnología que no sea útil para sus objetivos iniciales o de crecimiento. «La idea es que estemos basados en un primer análisis, recopilar información de la empresa y recomendar las soluciones adecuadas basadas en sus necesidades», dijo. 

La estrategia de la empresa se enfoca en conocer primero la empresa para ofrecer soluciones que sean sostenibles y adaptables a corto, mediano y largo plazo, sin vender por vender. Egotransforma trata a sus clientes con delicadeza y apunta a las buenas prácticas en todo momento.

Egotransforma trasciende fronteras 

En dos años y medio, Egotransforma ha trascendido las fronteras de Venezuela y ha obtenido éxito en clientes de países como Puerto Rico. Muchos de estos clientes han ordenado y automatizado sus procesos, aplicado tecnología y cuadruplicado sus ganancias, gracias a la eficiencia y eficacia alcanzadas. 

Según Humberto Acuña, la metodología de Egotransforma funciona para empresas pequeñas, medianas o grandes, independientemente del país en el que se encuentren. La empresa está abierta a alianzas estratégicas con países de Suramérica y Centroamérica, y dispuesta a cualquier posibilidad de negocio en cualquier parte del mundo. El mercado de Centroamérica sería atendido con apoyo de sus socios en Centroamérica, por lo que la región también puede acceder a los servicios de esta empresa de vanguardia.

Sander Machado comentó que en Venezuela, igual que en el resto de Latinoamérica, el tema de la Transformación Digital es un poco incipiente y hay pequeñas empresas que creen que adoptar algunas tecnologías o automatizarse es inalcanzable, por lo que Egotransforma se encarga de apoyar a estas empresas adaptando la tecnología a sus necesidades y brindando asesoría y acompañamiento hasta alcanzar altos niveles de eficiencia y eficacia.

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