En el Hospital de Clínicas Caracas, en Venezuela, la gestión eficiente de documentos es una prioridad absoluta. Desde el año 2018, utilizan AIRE Scav en algunas de las áreas de la institución y ha sido una experiencia positiva y llena de aprendizajes, según Celeste Hidalgo, especialista en desarrollo de aplicaciones y gerente de sistemas. Ella se dedica al entrenamiento a los usuarios y con el Sistema AIRE Scav es la encargada de hacer todo el diseño de catálogos y flujos de trabajo.
Indicó que actualmente están utilizando AIRE Scav en el proceso de compras y han sido notables los beneficios. Gracias a la herramienta han logrado reducir significativamente el uso de papel, lo que ha contribuido a la preservación del medio ambiente y ha generado importantes ahorros en costos. «Nos ha permitido hacer una reducción importante en el uso del papel», dijo.
Esta innovadora herramienta les ha permitido diseñar catálogos y flujos de trabajo de manera eficiente, adaptándose a las necesidades específicas de la institución. «Es una herramienta bastante amigable, nos da indicadores de tiempos de respuesta», agregó, destacando la utilidad de la plataforma para monitorear el rendimiento y mejorar continuamente los procesos.
Fácil de usar
La facilidad de uso de AIRE Scav ha sido clave en su adopción por parte de los usuarios. «Para los usuarios es fácil adaptarse al sistema», afirmó Hidalgo, al referirse a la importancia de una herramienta intuitiva para una implementación exitosa.
Además, la capacidad de la herramienta para digitalizar documentos en diversos formatos ha simplificado enormemente la gestión documental en la clínica. “La digitalización es práctica, me permite anexar archivos pdf, Word, Excel”, dijo.
Sin embargo, la implementación de AIRE Scav no ha estado exenta de desafíos. «En toda institución vivimos esa experiencia, la resistencia al cambio», admite Hidalgo. Superar esta resistencia ha sido fundamental, así como tener procesos bien definidos. «Es un factor importante tener bien levantados los procesos, ayuda a que los flujos de trabajo tengan fluidez», manifestó.
A pesar de los desafíos, el éxito de AIRE Scav en la institución es innegable. «Los usuarios nos han contado sobre lo contentos que están con esta herramienta», comparte Hidalgo, reflejando el impacto positivo que ha tenido en la operatividad diaria de la institución.
La experiencia del Hospital de Clínicas Caracas con AIRE Scav, es un testimonio claro de cómo la tecnología puede mejorar la eficiencia y la calidad en el sector de la salud. Hidalgo y su equipo están convencidos de que esta herramienta seguirá siendo una pieza fundamental en la transformación digital de la institución, impulsando la innovación y mejorando continuamente la atención al paciente.
Indicó que actualmente tienen proyectos en marcha y cuentan con esta herramienta como pieza fundamental para reducir costos operativos y continuar encaminados a la transformación digital, tan importante en el mundo moderno.
La gestión documental es una pieza fundamental en el funcionamiento de cualquier empresa u organización. Permite una mejor organización y acceso a la información, mejora la eficiencia y productividad, y asegura el cumplimiento de las normas y regulaciones gubernamentales y de la industria. Además, garantiza la protección de la información confidencial y preserva los documentos importantes de la empresa.
Lesly Malespín, consultora en Taxes and Accounting, S.A. licenciada en Economía Gerencial, con experiencia docente y profesional en el campo y poseedora de un Máster en Finanzas y Tributación Corporativa, indica que la gestión documental no está exenta de desafíos en el entorno empresarial.
La transición digital, la integración de procesos, el cumplimiento normativo, la seguridad de la información y la adopción de herramientas son algunos de los principales obstáculos que enfrentan las empresas. Para superar estos desafíos, es fundamental capacitar al personal y garantizar el cumplimiento riguroso de las normas y regulaciones, indica la especialista.
«La gestión documental juega un papel fundamental en la mejora de la productividad y eficiencia empresarial. Al organizar y acceder rápidamente a la información, se reducen tiempos y costos. La automatización de procesos, junto con la mejora de flujos de trabajo, optimiza la eficacia y eficiencia. Esto, a su vez, permite una toma de decisiones más informada y precisa, así como el cumplimiento de normas y regulaciones», manifestó.
Beneficios de un Sistema de Gestión Documental
La implementación de un sistema de gestión documental eficiente puede proporcionar varios beneficios a una empresa. La especialista enumera:
Evita la pérdida de documentos: Al aplicar la gestión documental, las empresas evitan la pérdida de documentos, ya que las informaciones son catalogadas y esto facilita la trazabilidad
Optimiza los flujos de trabajo: Los documentos son evaluados y aprobados de forma optimizada, mediante flujos de trabajo más distribuidos
Mejora la accesibilidad: Todas las personas con autorización pueden acceder a los documentos de la empresa desde cualquier lugar, mediante soluciones en la nube
Reduce la burocracia: La evaluación de los documentos permite eliminar los archivos que no son necesarios o que están duplicados, reduciendo la burocracia y simplificando los procesos.
Aumenta la seguridad y confiabilidad de la información: La gestión documental puede ayudar a proteger la información confidencial de la empresa y prevenir la pérdida de datos.
Mejora la eficiencia: La implementación de tecnologías de gestión documental puede hacer más eficiente el uso de la información, contando con información oportuna y reduciendo costos.
Facilita la búsqueda y recuperación de documentos: Un sistema de gestión documental eficaz permite a los empleados organizar los archivos para garantizar que el personal pueda encontrar inmediatamente los documentos que necesita en tiempo real.
Cumplimiento normativo: La gestión documental es necesaria para cumplir con las normas y regulaciones gubernamentales y de la industria.
Preservación de documentos: La gestión documental puede ayudar a preservar los documentos importantes de la empresa para auditorías y análisis de procesos
Documentos que deben ser archivados en una empresa
Documentos fiscales, como facturas, recibos, comprobantes de pago y declaraciones de impuestos.
Documentos laborales, incluyendo contratos, nóminas y solicitudes de empleo.
Documentos financieros, como estados financieros, informes de auditoría y registros contables.
Documentos legales, como contratos, acuerdos y poderes.
Documentos de propiedad intelectual, incluyendo patentes, marcas registradas y derechos de autor.
Documentos de proyectos, tales como planes, informes de progreso y presupuestos.
Documentos de clientes y proveedores, como contratos, facturas y pedidos.
Documentos de correspondencia, como cartas, correos electrónicos y memorandos.
Lesly Malespin, consultora de la firma Taxes and Accounting, S.A.
Malespin explicó que los elementos claves de un buen programa de gestión documental incluyen: Digitalización de documentos para facilitar la supervisión y organización; automatización de procesos mediante flujos de trabajo optimizados; optimización de costos, eliminando el uso innecesario de papel y tareas repetitivas; conservación y organización de documentos para una recuperación eficiente; vinculación de documentos relacionados para facilitar su acceso; seguridad de la información mediante medidas de protección de datos confidenciales; accesibilidad para que el personal autorizado pueda acceder a los documentos desde cualquier lugar y restricciones de acceso, estableciendo niveles de autorización para controlar el acceso a documentos sensibles.
Asimismo, advirtió que una mala gestión documental puede conllevar diversos riesgos para una empresa. Entre ellos, pérdida de documentos o dificultad para encontrarlos. «La falta de una estructura adecuada para clasificar los documentos puede dificultar su búsqueda y recuperación, generando retrasos y errores. Igualmente, la pérdida de documentos importantes o la falta de cumplimiento de normas puede resultar en multas y sanciones, generando costos innecesarios para la empresa», dijo.
Agregó que una gestión deficiente de documentos puede aumentar los riesgos de seguridad, como la manipulación y robo de información confidencial, lo que podría afectar la reputación de la empresa.
Para reducir estos riesgos, la especialista recomienda establecer políticas de gestión documental claras y comunicarlas a todo el personal de la empresa; utilizar herramientas de gestión documental que faciliten la organización, el control y el acceso seguro a los documentos; establecer permisos de acceso para restringir el acceso a documentos sensibles y garantizar que solo personal autorizado pueda realizar cambios; realizar copias de seguridad periódicas para proteger la información de posibles pérdidas.
Destacó implementar medidas de seguridad de la información, como encriptación y sistemas de detección de intrusiones, para proteger datos confidenciales,así como establecer un proceso de revisión y aprobación formal para evitar cambios no autorizados en los documentos.
