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Gestión Documental Digital

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En un mundo donde la velocidad de la innovación marca el compás del progreso, la transformación digital se convierte en la guía de las empresas hacia un futuro lleno de posibilidades. Pero, ¿cuáles son los verdaderos obstáculos que desafían este viaje hacia la excelencia tecnológica?

Para Sander Machado, socio director de la empresa venezolana Egotransforma y con una trayectoria de más de tres décadas en la mejora de procesos y tecnología, los desafíos son claros como el día. «La transformación digital sin una dirección clara está destinada al fracaso», declara con convicción. Es como correr sin rumbo, sin saber hacia dónde dirigimos nuestros pasos.

Pero eso no es todo. El cambio cultural, ese monstruo de mil cabezas que acecha en las sombras del status quo, puede ser el mayor enemigo. «Las personas temen que la tecnología les arrebate su lugar en el mundo laboral», señala Machado. Sin embargo, la verdad es que la tecnología viene a empoderar, no a desplazar. Es un aliado, no un adversario.

Y ¿qué decir de la elección de herramientas tecnológicas? No todas las soluciones son iguales, y elegir la incorrecta puede ser el golpe de gracia para cualquier iniciativa de transformación digital. Es crucial seleccionar aquellas que se ajusten como un guante a las necesidades específicas de cada empresa.

Pero aquí está el giro del guión: ¿cómo superar estos obstáculos? La respuesta reside en la sabiduría de buscar ayuda externa. «Los expertos son como faros en la tormenta», afirma Machado. Nos ayudan a definir una visión clara, a gestionar el cambio cultural, a elegir las herramientas adecuadas y, sobre todo, a aprender de los errores ajenos.

“Porque, al fin y al cabo, la transformación digital no es solo una metamorfosis tecnológica, sino también un viaje de aprendizaje y crecimiento continuo. Con el apoyo de asesores externos, podemos trazar una ruta segura hacia el éxito, asegurando el compromiso tanto de la alta dirección como de todo el equipo”, dice.

La transformación digital no es solo una opción, sino una necesidad imperante en el mundo empresarial actual. Y con la orientación adecuada, podemos convertir los obstáculos en oportunidades, navegando con confianza hacia un horizonte lleno de posibilidades ilimitadas.

Principales obstáculos para la transformación digital

  • Falta de visión clara y objetivos específicos. La trasformación digital sin una dirección clara esta destinada al fracaso.
  • Subestimar la importancia del cambio cultural.  La resistencia al cambio puede ser un gran obstáculo
  • Elegir herramientas tecnológicas incorrectas. No todas las soluciones son iguales, es crucial elegir las que mejor se adapten a las necesidades de tu empresa.
  • No contar con el apoyo de la alta gerencia. El compromiso de la dirección es fundamental para el éxito de la transformación digital.

¿Por que es importante una asesoría externa?

  • Los expertos te ayudan a definir una visión clara y objetivos específicos
  • Te acompañan en la gestión del cambio cultural y la capacitación del personal
  • Te ayuda a seleccionar las herramientas tecnológicas más adecuadas
  • Te ofrecen experiencia y mejores practicas para evitar errores comunes.
  • Te ayudan a asegurar el compromiso de la alta gerencia y de todo el equipo

 

En el Hospital de Clínicas Caracas, en Venezuela, la gestión eficiente de documentos es una prioridad absoluta. Desde el año 2018, utilizan AIRE Scav en algunas de las áreas de la institución y ha sido una experiencia positiva y llena de aprendizajes, según Celeste Hidalgo, especialista en desarrollo de aplicaciones y gerente de sistemas. Ella se dedica al entrenamiento a los usuarios y con el Sistema AIRE Scav es la encargada de hacer todo el diseño de catálogos y flujos de trabajo.

Indicó que actualmente están utilizando AIRE Scav en el proceso de compras y han sido notables los beneficios. Gracias a la herramienta han logrado reducir significativamente el uso de papel, lo que ha contribuido a la preservación del medio ambiente y ha generado importantes ahorros en costos. «Nos ha permitido hacer una reducción importante en el uso del papel», dijo.

Esta innovadora herramienta les ha permitido diseñar catálogos y flujos de trabajo de manera eficiente, adaptándose a las necesidades específicas de la institución. «Es una herramienta bastante amigable, nos da indicadores de tiempos de respuesta», agregó, destacando la utilidad de la plataforma para monitorear el rendimiento y mejorar continuamente los procesos.

Fácil de usar

La facilidad de uso de AIRE Scav ha sido clave en su adopción por parte de los usuarios. «Para los usuarios es fácil adaptarse al sistema», afirmó Hidalgo, al referirse a la importancia de una herramienta intuitiva para una implementación exitosa.

Además, la capacidad de la herramienta para digitalizar documentos en diversos formatos ha simplificado enormemente la gestión documental en la clínica. “La digitalización es práctica, me permite anexar archivos pdf, Word, Excel”, dijo.

Sin embargo, la implementación de AIRE Scav no ha estado exenta de desafíos. «En toda institución vivimos esa experiencia, la resistencia al cambio», admite Hidalgo. Superar esta resistencia ha sido fundamental, así como tener procesos bien definidos. «Es un factor importante tener bien levantados los procesos, ayuda a que los flujos de trabajo tengan fluidez», manifestó.

A pesar de los desafíos, el éxito de AIRE Scav en la institución es innegable. «Los usuarios nos han contado sobre lo contentos que están con esta herramienta», comparte Hidalgo, reflejando el impacto positivo que ha tenido en la operatividad diaria de la institución.

La experiencia del Hospital de Clínicas Caracas con AIRE Scav, es un testimonio claro de cómo la tecnología puede mejorar la eficiencia y la calidad en el sector de la salud. Hidalgo y su equipo están convencidos de que esta herramienta seguirá siendo una pieza fundamental en la transformación digital de la institución, impulsando la innovación y mejorando continuamente la atención al paciente.

Indicó que actualmente tienen proyectos en marcha y cuentan con esta herramienta como pieza fundamental para reducir costos operativos y continuar encaminados a la transformación digital, tan importante en el mundo moderno.

Para muchas pequeñas y medianas empresas, el proceso de transición del Papel a lo Digital puede parecer abrumador y lleno de obstáculos. Sin embargo, con la estrategia adecuada y las herramientas apropiadas, esta transición puede convertirse en una oportunidad para mejorar la eficiencia, la productividad y la competitividad del negocio. Alejandro Celis, creador del programa de gestión documental y flujo de trabajo AIRE scav, comparte algunas claves para superar los obstáculos y hacer el cambio de manera efectiva.

  1. Evaluar las necesidades y establecer objetivos claros

Antes de comenzar la transición, es crucial evaluar las necesidades específicas de la empresa y establecer objetivos claros para el proceso de digitalización. ¿Qué documentos necesitan ser digitalizados? ¿Qué áreas del negocio se beneficiarían más de la digitalización? Establecer metas concretas ayudará a mantener el enfoque y a medir el progreso a lo largo del proceso.

  1. Involucrar a todo el personal

La digitalización afectará a todos los aspectos de la empresa, por lo que es importante involucrar a todo el personal desde el principio. Esto puede implicar la capacitación del personal en el uso de nuevas herramientas y la comunicación abierta sobre los beneficios y objetivos de la digitalización. Al hacer que todos se sientan parte del proceso, se aumenta la probabilidad de una adopción exitosa.

  1. Elegir las herramientas adecuadas

Existen numerosas herramientas de gestión de documentos disponibles en el mercado, por lo que es importante elegir aquellas que se adapten mejor a las necesidades y presupuesto de la empresa. Es fundamental buscar soluciones intuitivas, escalables y seguras que ofrezcan características como búsqueda avanzada, colaboración en tiempo real y control de acceso.

  1. Planificar la migración de datos

La migración de datos del papel a lo digital puede ser un proceso complejo y propenso a errores si no se planifica adecuadamente. Es importante desarrollar un plan detallado que incluya la identificación de los documentos a digitalizar, la clasificación de los archivos, la limpieza de datos innecesarios y la implementación de medidas de seguridad durante el proceso.

  1. Priorizar la seguridad de los datos

La seguridad de los datos debe ser una consideración central durante la transición a lo digital. Implementar medidas de seguridad robustas, como encriptación de datos, autenticación de usuarios y copias de seguridad regulares, ayudará a proteger la información confidencial de la empresa y a garantizar el cumplimiento de las regulaciones de privacidad.

  1. Monitorear y ajustar constantemente

Una vez que se haya completado la transición a lo digital, es importante monitorear continuamente el rendimiento del sistema y realizar ajustes según sea necesario. Esto puede implicar la optimización de flujos de trabajo, la incorporación de nuevas características o la actualización de herramientas según evolucionen las necesidades del negocio.

Un punto fundamental es optar por la herramienta adecuada y hacerse asesorar de especialistas que le acompañen en todo este proceso de transición que puede parecer abrumador, pero que traerá múltiples beneficios a la empresa y el personal, indica el experto.

Alejandro Celis, creador de AIRE Scav
Alejandro Celis, creador de AIRE Scav

La transición del papel a lo digital puede presentar desafíos, pero también ofrece una oportunidad invaluable para mejorar la eficiencia, la colaboración y la seguridad en una empresa. Al evaluar cuidadosamente las necesidades, involucrar a todo el personal, elegir las herramientas adecuadas y planificar meticulosamente la migración de datos, los pequeños negocios o empresas pueden superar los obstáculos y dar el salto hacia un futuro digital con éxito”.

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Actualmente muchas empresas se enfrentan al desafío de gestionar una gran cantidad de documentos en papel, en un mundo cada vez más digitalizado. Aunque la tecnología ha avanzado considerablemente en los últimos años, muchas organizaciones aún dependen en gran medida de documentos físicos para llevar a cabo sus operaciones diarias. Sin embargo, esta dependencia puede generar una serie de desafíos que afectan la eficiencia, la seguridad y la escalabilidad de las empresas. La Clave está está en la Gestión Documental.

Alejandro Celis, creador del programa de gestión documental y flujo de trabajo AIRE scav, indica que entre los principales desafíos que enfrentan las empresas en la gestión de documentos en papel en la era digital, destacan los riesgos de seguridad, la pérdida de tiempo y recursos, así como la falta de escalabilidad.

Riesgos de Seguridad

Uno de los principales desafíos de gestionar documentos en papel en la era digital es la seguridad de la información. “Los documentos físicos son susceptibles al robo, la pérdida y la manipulación, lo que puede comprometer la confidencialidad de la información sensible de la empresa. Además, el almacenamiento de documentos en papel puede dificultar el cumplimiento de regulaciones de seguridad y privacidad”, dijo el especialista venezolano.

“La falta de controles de acceso adecuados y la incapacidad para rastrear y auditar el acceso a los documentos en papel pueden exponer a la empresa a riesgos legales y financieros significativos”, advirtió.

Pérdida de tiempo y recursos

Desafíos de la Gestión DocumentalLa gestión de documentos en papel también puede resultar en una pérdida significativa de tiempo y recursos para las empresas.  El proceso manual de archivar, buscar y recuperar documentos físicos puede ser extremadamente laborioso y propenso a errores.

«Los empleados pueden pasar horas buscando documentos extraviados o mal archivados, lo que reduce su productividad y aumenta los costos operativos de la empresa. Además, el almacenamiento físico de documentos requiere espacio de oficina valioso que podría utilizarse de manera más eficiente para otros fines, y por otro, la necesidad de mantener archivos físicos también implica costos adicionales, como el mantenimiento de archivadores y la destrucción segura de documentos obsoletos», dijo Celis.

Falta de escalabilidad

Otro desafío importante es la falta de escalabilidad de los sistemas de gestión de documentos en papel, destacó el experto. «A medida que las empresas crecen y generan más documentos, el proceso manual de administrar esos documentos se vuelve cada vez más ineficiente y costoso», afirma.

La capacidad de almacenamiento físico puede volverse limitada, lo que obliga a las empresas a invertir en más espacio de almacenamiento o a buscar alternativas. «Además, a medida que la empresa se expande a nuevas ubicaciones geográficas o incorpora empleados remotos, la gestión de documentos en papel se vuelve aún más complicada y costosa. La falta de un sistema de gestión de documentos escalable puede obstaculizar el crecimiento y la competitividad de la empresa en el mercado actual», manifestó.

Alejandro Celis, creador de AIRE Scav, herramienta de Gestión Documental
Alejandro Celis, creador del programa de gestión documental y flujo de trabajo AIRE scav

La gestión de documentos en papel en la era digital presenta una serie de desafíos significativos para las empresas. Las organizaciones que dependen en gran medida de documentos físicos están en desventaja en un mundo cada vez más digitalizado. Para abordar estos desafíos, las empresas deben considerar la adopción de soluciones de gestión de documentos electrónicos que les permitan almacenar, organizar y acceder de manera segura a sus documentos de manera digital. Al hacerlo, pueden mejorar la eficiencia operativa, fortalecer la seguridad de la información y prepararse mejor para el futuro».

 

 

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