Del papel a lo digital: Gestión Documental, todo un desafío

Actualmente muchas empresas se enfrentan al desafío de gestionar una gran cantidad de documentos en papel, en un mundo cada vez más digitalizado. Aunque la tecnología ha avanzado considerablemente en los últimos años, muchas organizaciones aún dependen en gran medida de documentos físicos para llevar a cabo sus operaciones diarias. Sin embargo, esta dependencia puede generar una serie de desafíos que afectan la eficiencia, la seguridad y la escalabilidad de las empresas. La Clave está está en la Gestión Documental.

Alejandro Celis, creador del programa de gestión documental y flujo de trabajo AIRE scav, indica que entre los principales desafíos que enfrentan las empresas en la gestión de documentos en papel en la era digital, destacan los riesgos de seguridad, la pérdida de tiempo y recursos, así como la falta de escalabilidad.

Riesgos de Seguridad

Uno de los principales desafíos de gestionar documentos en papel en la era digital es la seguridad de la información. “Los documentos físicos son susceptibles al robo, la pérdida y la manipulación, lo que puede comprometer la confidencialidad de la información sensible de la empresa. Además, el almacenamiento de documentos en papel puede dificultar el cumplimiento de regulaciones de seguridad y privacidad”, dijo el especialista venezolano.

“La falta de controles de acceso adecuados y la incapacidad para rastrear y auditar el acceso a los documentos en papel pueden exponer a la empresa a riesgos legales y financieros significativos”, advirtió.

Pérdida de tiempo y recursos

La gestión de documentos en papel también puede resultar en una pérdida significativa de tiempo y recursos para las empresas.  El proceso manual de archivar, buscar y recuperar documentos físicos puede ser extremadamente laborioso y propenso a errores.

«Los empleados pueden pasar horas buscando documentos extraviados o mal archivados, lo que reduce su productividad y aumenta los costos operativos de la empresa. Además, el almacenamiento físico de documentos requiere espacio de oficina valioso que podría utilizarse de manera más eficiente para otros fines, y por otro, la necesidad de mantener archivos físicos también implica costos adicionales, como el mantenimiento de archivadores y la destrucción segura de documentos obsoletos», dijo Celis.

Falta de escalabilidad

Otro desafío importante es la falta de escalabilidad de los sistemas de gestión de documentos en papel, destacó el experto. «A medida que las empresas crecen y generan más documentos, el proceso manual de administrar esos documentos se vuelve cada vez más ineficiente y costoso», afirma.

La capacidad de almacenamiento físico puede volverse limitada, lo que obliga a las empresas a invertir en más espacio de almacenamiento o a buscar alternativas. «Además, a medida que la empresa se expande a nuevas ubicaciones geográficas o incorpora empleados remotos, la gestión de documentos en papel se vuelve aún más complicada y costosa. La falta de un sistema de gestión de documentos escalable puede obstaculizar el crecimiento y la competitividad de la empresa en el mercado actual», manifestó.

La gestión de documentos en papel en la era digital presenta una serie de desafíos significativos para las empresas. Las organizaciones que dependen en gran medida de documentos físicos están en desventaja en un mundo cada vez más digitalizado. Para abordar estos desafíos, las empresas deben considerar la adopción de soluciones de gestión de documentos electrónicos que les permitan almacenar, organizar y acceder de manera segura a sus documentos de manera digital. Al hacerlo, pueden mejorar la eficiencia operativa, fortalecer la seguridad de la información y prepararse mejor para el futuro».

Si deseas conocer cómo hacer frente a estos obstáculos y dar el salto del papel a lo digital de manera efectiva, participa del Webinar gratuito Transforma tu negocio, ingresa en la era digital que se estará impartiendo el próximo 15 de marzo de forma virtual. Sólo tienes que registrarte AQUÍ.